Организация корпоратива
Рубрики журнала Выбрать рубрику журнала

Лучшие материалы Events'pro magazine еженедельно в вашем почтовом ящике. Подписывайтесь на рассылку Events'pro magazine

Как организовать корпоратив самостоятельно?

Как организовать корпоратив самостоятельно?

Корпоративные праздники уже давно стали частью современной кадровой политики предприятий. Но что делать, если такое событие не просто намечается в вашем коллективе, но еще и его организация поручена именно вам? Первая мысль – скорее бежать в соответствующее агентство и переложить на него непосильную ношу. Не торопитесь. Грамотно подойдя к сложному на первый взгляд вопросу, вы справитесь с поставленной задачей самостоятельно, особенно при наличии времени. Сколько же его надо? В среднем это 1,5-2 недели, исключением является Новый год – здесь понадобится около 3-х недель. Вообще в преддверии любого праздника, например новый год, 8 марта или 23 февраля возникает больше сложностей с подбором банкетного зала, ведущего или творческих коллективов. Чем ближе праздничная дата, тем выше цены в ресторанах и у артистов.

Весь организационный процесс целесообразно разделить на две части: подготовка корпоратива и его проведение. Но прежде чем начать действовать, отправляйтесь к начальству для согласования следующих существенных вопросов.

Цель праздника

Здесь возможны два варианта: обычный банкет или классическое корпоративное мероприятие со всеми вытекающими. В первом случае достаточно подобрать подходящий ресторан или базу отдыха. Во втором придется потрудиться, ведь цель настоящего корпоратива – формирование и развитие корпоративной культуры, сплочение коллектива на основе общей идеи. Хороший праздник обходится недешево и должен дать результат и принести плоды, а его организатор обязан на время превратиться в режиссера, психолога и педагога. Будьте готовы к тому, что для всех это будет праздник, а для вас тяжелый труд. Зато есть отличный шанс заработать репутацию незаменимого сотрудника в части организации корпоративных торжеств.

Бюджет мероприятия

Для примерного подсчета суммы надо решить:

  • где будет проходить праздник и какого масштаба;
  • сколько человек пригласить;
  • как оформить помещение,
  • какое техническое оборудование понадобится;
  • как организовать питание, каким будет меню и какие подарки и призы для конкурсов следует приобрести;
  • каких пригласить артистов;
  • выбрать шоу-программу;
  • нужен ли транспорт, и какой;
  • необходимы ли фото- и видеосъемка
  • есть ли необходимость в приглашении представителей прессы для освещения корпоратива в Интернет и СМИ.

Вид корпоратива

Самый простой сценарий – банкет или фуршет, сопровождаемый развлекательной программой. Праздники на природе или теплоходе интереснее, но их организация потребует больше усилий. Для нестандартных корпоративов вроде тематического мероприятия или спортивного праздника придется привлекать специалистов.

Ну а если привлекать специалистов совсем не хочется, Вам не обойтись без наших подробных статей о каждой стилистике в разделе "Тематические корпоративы".

Выбор места

Офисные помещения - самый недорогой вариант, но не самый удачный. Сотрудники вряд ли смогут проникнуться атмосферой праздника в официальной обстановке. На выбор места влияет бюджет и вид мероприятия, число гостей, их возрастные характеристики, есть ли среди них официальные лица, не имеющие отношения к фирме, родственники и дети сотрудников.

Состав гостей

Это очень тонкий нюанс, игнорирование которого может безнадежно испортить праздник. Здесь важно учесть их гендерный и возрастной состав. К примеру, вечеринка с зажигательными латинскими танцами и состязаниями вроде прыжков в мешках не будет удачной идеей, если на предприятии работают в основном пожилые люди. Молодежь в свою очередь не оценит хиты прошлых лет.

От состава приглашенных зависит выбор блюд и напитков. Для мужского коллектива в меню включаются крепкие напитки и мясные закуски, дамы предпочитают легкие канапе и вина. Если на празднике присутствуют дети, их интересы тоже придется учесть.

Отдельного внимания заслуживает роль руководителя предприятия на корпоративе. Основное, предъявляемое к нему требование – это присутствие. Только так можно сплотить коллектив, доказать ему что вы команда, ведь ради этого и проводится корпоративное мероприятие. Руководитель не должен занимать позицию наблюдателя. Надо чтобы он принимал участие в конкурсах вместе с сотрудниками или хотя бы лично награждал победителей.

Организация доставки гостей

У людей не должно возникать трудностей с тем, как добраться до места проведения корпоратива и обратно. Особенно это актуально для выездных мероприятий. Если транспорт для доставки гостей не заказывается, подойдите к вопросу креативно – нарисуйте красочную карту с подробным указанием маршрута и раздайте приглашенным.

Составление плана корпоративного праздника

План корпоратива можно изобразить схематично, указав в нем все этапы праздника с разбивкой на подпункты, сроки их выполнения и ответственных лиц. Подробно прописанный план с одной стороны облегчает задачу – видно, что сделано, а что нет, а с другой новые идеи в него уже не добавишь. Остановитесь на приблизительном сценарии, где содержатся ключевые моменты в определенной последовательности и с ориентировочным сроком исполнения.

Проведение праздника намного ответственнее его подготовки. В процессе организации всегда можно исправить недочеты, а вот ошибки в проведении сразу бросятся в глаза. Такое возможно если приглашать ведущего или артистов «вслепую», то есть, не встречаясь с ними лично и не обсуждая условий сотрудничества. Профессиональный ведущий должен владеть хотя бы минимумом информации о том кого он будет веселить, о корпоративной культуре компании.

По мнению психологов в памяти людей обычно запечатлеваются начало и окончание торжества. Организуйте «под занавес» мероприятия фейерверк, запуск воздушных шаров или лазерное шоу.

Приблизительный план подготовки корпоратива:

  • выбор места празднования, варианта его оформления ;
  • определиться, в каком формате будет организовано питание;
  • определится с количеством и составом гостей;
  • составление плана развлечений, времени и порядка подачи блюд;
  • заказ транспорта и организация парковочных мест;
  • проверка наличия мест общего пользования;
  • организация гардеробной при ее отсутствии;
  • определение места для гримерши артистов, выездной кухни и поста охраны;
  • проверка сценария на соответствие принципам корпоративной культуры;
  • согласование с фото- и видеооператором места проведения съемок;
  • согласование салюта с пожарной службой;
  • заключение с организацией, предоставляющей место для проведения корпоратива, письменного договора, где оговорены все основные обязанности и права сторон, включая услуги гардеробщика, сантехника и электрика;
  • покупка призов для конкурсов;
  • составление общего регламента праздника.

Форс-мажор на корпоративе

На любом празднике, даже идеально организованном, может произойти что-то непредвиденное. Заранее продумайте варианты выхода из затруднительных ситуаций. К ним относятся злоупотребление гостями алкоголем, физические травмы во время спортивных соревнований, изменения развлекательной программы из-за задержки артистов и технические неполадки. Все эти трудности разрешимы. Договоритесь с медработником для оказания помощи при травмах, продумайте дополнительные конкурсы или информационные блоки, которые заполнят пробелы во время технических сбоев или при опоздании исполнителей.

Кстати, чем больше людей вовлечено в активное участие в празднике, тем меньше у них останется времени на потребление алкоголя, а значит - риск возникновения еще одной проблемы сводится к минимуму.

Четко поставленная задача, продуманный до мелочей сценарий корпоративного торжества, и вот вы уже принимаете благодарности за отлично организованный и проведенный праздник. eventspro желает Вам удачи в подготовке корпоративного мероприятия!

Вам интересна статья? Сохраните себе на стену, чтобы не потерять:
Подборка редакции
Программа для корпоратива. Какую выбрать?
Программа для корпоратива. Какую выбрать?Программа для корпоратива - необходимая составляющая торжества. Однако, есть загвоздка – на какой из них остановить выбор. Мы готовы дать …
День рождения фирмы. Оригинальные идеи
День рождения фирмы. Оригинальные идеиДень рождения фирмы - мероприятие важное, и его организация, это кропотливый труд, который заключается в скрупулёзном продумывании каждой де…
Пригласительные на новогодний корпоратив
Пригласительные на новогодний корпоративПригласительные на корпоратив – важная часть мероприятия, eventspro рекомендует уделить им особенное внимание. Приглашения на корпоратив дол…
"За" квест на корпоратив - 12 причинОрганизация корпоратива – дело довольно сложное. Что придумать, чтобы не превращать праздник в банальные посиделки за столом? Как разнообраз…
Как мотивировать сотрудников на посещение корпоративного праздника?
Как мотивировать сотрудников на посещение корпоративного праздника?Далеко не всегда желание руководства компании провести какое-нибудь корпоративное мероприятие встречает радостный отклик сотрудников. Почему…
Как организовать корпоратив самостоятельно?
Как организовать корпоратив самостоятельно?Корпоративные праздники уже давно стали частью современной кадровой политики предприятий. Но что делать, если такое событие не просто намеча…
У вас праздник? Нужна помощь в организации торжества?
Добавьте заявку и выберите подходящее предложение от исполнителей
Добавить заявку
Пользователь sawitskaya.inga

Ну, а что? Если компания небольшая, есть бюджет, есть несколько активных работников, готовых тратить свои силы и время на организацию мероприятия – почему бы и нет?

Показать полностью…

© 2013 - 2017 Events'pro magazine. Полное или частичное воспроизведение материалов журнала без предварительного согласования с редакцией журнала — запрещено. Для согласования отправьте запрос.

Правовое сопровождение и защита: LLC Rule of law, Райтмарк групп